Coupures à l’entrée/Entry cuts

Suite au billet précédent, où j’avais évoqué la possibilité de réduire la taille de la cohorte entrante pour mettre en oeuvre des coupures budgétaires, force m’était de constater que la taille de la coupure requise pour dégager des économies à partir d’un département donné dépend beaucoup de la dynamique des ressources institutionnelles consommées par un département. Certains vont me dire que, si on réduit la taille de la cohorte entrante, on réduit la source de revenus (revenus qui ne sont encaissés qu’après la date limite d’abandon sans frais) mais la vaste majorité des dépenses seront engagées, qu’un étudiant lâche ou pas, car le personnel en est responsable. Il se trouve que le point de discorde se trouve au niveau de la ligne entre une dépense légitime et un gaspillage. En gros, ce qui est bon pour une université ne l’est pas nécessairement pour le gouvernement, parce que la majorité du budget des universités vient du gouvernement. J’ai souvent tendance à considérer un peu plus le point de vue du gouvernement quand je discute des coupes avec les autres étudiants du département.

C’est sûr que, à cause de l’attrition au début, les étudiants plus avancés coûteront plus cher per capita, mais qu’un étudiant qui échoue et qui reprend des cours par la suite engendre des coûts. Peut-être qu’on parle de coûts qui ne sont pas nécessairement beaucoup plus importants que lors de la première prise, mais il y a une probabilité non-négligeable qu’il s’agisse ici d’un gaspillage. Pas de 1, mais, dans la plupart des cas, le coût d’exploitation per capita d’un programme universitaire de premier cycle selon le nombre total d’étudiants inscrits suit une courbe en dents de scie, où chaque dent représente l’embauche d’un employé. Mais le personnel ne représente jamais l’unique coût de fonctionnement d’un programme; il y a également les consommables, les services auxiliaires…

Cette discussion n’est pas qu’académique, car il y a des précédents historiques pour une diminution de la taille de la cohorte entrante lorsqu’une coupure budgétaire survient. Les universités albertaines ont procédé à de telles coupures en 2013 (la Faculté des sciences de l’Université de l’Alberta a coupé 300 places en 2013, coupe qui a été maintenue pour 2014) et le cas de “UofA” est le plus proche comparable à ce qui nous arrive (28.8M$ de coupés, à répartir sur ~39 000 étudiants, mais le coût de la vie à Edmonton est plus élevé alors 28.8M$ n’y procure pas le même pouvoir d’achat qu’à Montréal) alors il ne faut pas écarter la possibilité que ça se fasse dans les universités québécoises.

Mais à quelles conditions est-ce qu’une coupure de la taille d’une cohorte entrante peut permettre de dégager des économies? Cela dépend, bien entendu, de si les dépenses autres que le personnel sont engagées de manière “discrète” (qu’il faille avoir un certain nombre d’étudiants supplémentaires avant que la somme consacrée à cet item ait à augmenter) ou “continue” (que l’ajout d’un étudiant force l’augmentation de la somme consacrée à cet item) car le personnel est une dépense “discrète” suivant ces conventions. Prenons trois départements à titre d’exemple (je ne sais guère s’ils vont réellement voir leurs effectifs à l’entrée diminuer mais ils sont tous les trois susceptibles de se faire couper des places à l’entrée), les deux premiers en sciences humaines et dans les humanités, ayant des structures de coûts très similaires, et le dernier qui possède une structure de coûts très différente des deux autres.

Psychologie (7 programmes, ~900 nouveaux étudiants à l’automne 2014) et sciences politiques (7 programmes aussi, ~600 nouveaux étudiants à l’automne 2014) vont causer des dommages collatéraux à plusieurs départements, mais les dommages collatéraux ne font pas l’objet de ce qui suit. Ce sont des programmes qui engagent peu de dépenses “continues” et beaucoup de dépenses “discrètes” alors il faut diminuer la taille de la cohorte de manière substantielle pour dégager des économies, contrairement à la biologie, où les cours à laboratoires exigent du matériel de laboratoire non réutilisable pour chaque étudiant alors ce département peut davantage se permettre d’effectuer des coupes “chirurgicales” (c’est-à-dire réduire de peu) et encore espérer faire des économies, car les dépenses en matériel de laboratoire non-réutilisable sont continues.

La haute administration universitaire aura donc plus de flexibilité pour couper les admissions dans des départements comme biologie ou chimie que dans les humanités ou les sciences humaines, où il faudra pratiquement couper un bloc significatif d’étudiants à la fois ou pas du tout. Et, comme le mécanisme pour y parvenir revient à relever la note plancher, le gros des économies sera réalisé la première année, mais, comme il y a un risque de priver l’accès à des étudiants bien motivés avec une telle méthode, il y aura un peu moins d’économies dégagées par la suite.


As a follow-up to the last post, where I evoked the possibility of reducing the size of the entering class in order to implement budget cuts, I had to realize that the downsizing required to actually save cash was heavily dependent on the institutional resources consumed by a department. Some would say that, if one downsized the entering class, the revenue stream was reduced (revenues that will be paid out only after the tuition-free withdrawal deadline) but the vast majority of the expenditures are already incurred, regardless of whether the students drops out or not because the payroll is responsible for these. The litigious point is where the limit between legitimate expenditure and waste lies. In short, what’s good for an university is not necessarily good for the government, since the majority of the universities’ budget comes from the government. I often tend to consider the government’s standpoint more when I discuss the cuts with the other students in the department.

Sure, due to the attrition at the beginning, more advanced students are more expensive per capita, but a student that fails and retakes courses afterwards is going to generate costs. Maybe we’re talking about costs that may not be much higher than the first time taking the course, but there is a non-negligible probability that it could turn out to be a waste. Not 100%, but, in most cases, the per capita operating cost of an undergraduate program as a function of the total number of students enrolled in it will be a sawtooth curve, where each tooth represents the hiring of one staff member. But payroll is never the sole operating cost of an educational program; there are also consumables, auxiliary services…

This discussion is not merely academic, because there are historical precedents for downsizing entering classes when budget cuts are implemented. Albertan universities made such moves back in 2013 (the Faculty of Science at the University of Alberta shed 300 slots in 2013, a cut that was maintained for 2014) and UofA’s case is the closest comparable to what happens to us ($28.8M cut, to be spread over ~39 000 students, but the cost of living in Edmonton is higher then $28.8M does not carry the same purchasing power than in Montreal) therefore one must not rule out that it would happen to Quebec universities too.

But under which conditions can downsizing an entering class actually save money? It depends, of course, of whether the expenditures other than staff salary are incurred “discretely” (a certain number of supplementary students is necessary for these to increase) or “continuously” (adding one extra student would mean that the costs would increase) because payroll is “discrete” spending following these conventions. Take three departments as examples (I know not whether they will actually have to reduce their intake or not, but they may very well all have to), the first two in social sciences and in the humanities, having very similar cost structures, and the last one that have a radically different cost structure.

Psychology (7 programs, ~900 new students in Fall 2014) and political science (7 programs also, ~600 new students in Fall 2014) will cause collateral damage to multiple departments, but collateral damage is beside the point. They are programs that incur relatively little “continuous” expenses and a lot of “discrete” spending then downsizing has to be substantial for it to actually save any significant amount of money, unlike biology, where labs demand non-reusable materials for each student, hence this department being capable of enacting more “surgical” cuts (i.e. reducing only by a small amount) and still do some savings, since laboratory supplies are continuous expenditures.

The higher university management will have more flexibility to cut admissions in departments like biology or chemistry than in humanities or social sciences, where a significant chunk of students must be shed or not at all. And, since the mechanism to achieve that means raising the grade floor, the bulk of the savings will be made the first year, but, since there is a risk that one deprives access to well-motivated students with such a method, there will be a little less savings afterward.

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